Pengembangan dan Replikasi Optimalisasi e-Lades dengan Integrasi AI untuk Efisiensi Administrasi Desa Pintar di Deli Serdang
DOI:
https://doi.org/10.30865/jurikom.v15i5.10084Keywords:
e-Lades, Chatbot AI, Desa Pintar, Knowledge Injection, Replikasi Multi-DesaAbstract
Pelayanan administrasi di sebagian besar desa Kabupaten Deli Serdang masih dilakukan secara manual, kurang transparan, dan belum menyediakan akses informasi potensi desa secara memadai, sehingga penyelesaian dokumen sederhana dapat memakan waktu 3-5 hari. Penelitian ini melanjutkan pengembangan aplikasi e-Lades yang sebelumnya berhasil diimplementasikan di Desa Amplas dengan mengoptimalkan sistem melalui integrasi Artificial Intelligence dalam bentuk Chatbot untuk direplikasi ke beberapa desa lain. Tujuan penelitian adalah membangun modul Chatbot AI berbasis mekanisme Knowledge Injection yang mampu menjawab pertanyaan tata cara administrasi dan potensi desa secara otomatis dan real-time melalui website e-Lades, serta mengotomatisasi proses pengajuan surat hingga pengiriman dokumen resmi ke WhatsApp pemohon. Metode yang digunakan adalah Rapid Application Development hybrid yang dikombinasikan dengan Chatbot AI. Pada alur pengajuan surat, warga sebagai pemohon mengisi biodata dan mengunggah dokumen persyaratan melalui website e-Lades, yang kemudian diperiksa dan diverifikasi oleh perangkat desa; apabila sesuai, sistem secara otomatis menerbitkan dokumen dalam format PDF dan mengirimkannya langsung ke WhatsApp pemohon. Adapun Chatbot AI pada website berfungsi menjawab pertanyaan warga seputar tata cara administrasi serta potensi desa (UMKM dan wisata) menggunakan model bahasa besar melalui API key, dilengkapi mekanisme fallback ke berkas knowledge.txt sebagai rujukan jawaban apabila token API key habis, sehingga layanan tetap dapat berjalan. Sistem diuji pada tiga desa pilot dengan pendekatan pre-test dan post-test. Hasil pengujian awal prototipe menunjukkan chatbot mampu menjawab skenario pertanyaan administratif dengan akurasi yang memenuhi ambang batas internal, waktu respons di bawah lima menit, serta mekanisme fallback yang berfungsi baik ketika token API key habis. Evaluasi awal juga mengindikasikan potensi peningkatan efisiensi waktu layanan dan tingkat adopsi pengguna yang sejalan dengan target Desa Pintar. Penelitian ini diharapkan menghasilkan model replikasi digitalisasi administrasi desa berbasis AI yang dapat direplikasi ke tingkat kabupaten.
References
[1] I. R. Wahyiah, “Tata Kelola Pemerintahan Desa dalam Implementasi Pelayanan Publik Berbasis Digital,” JURNAL ILMIAH ILMU ADMINISTRASI, vol. 15, no. 1, pp. 116–127, Feb. 2026, doi: 10.33592/jiia.v15i1.8513.
[2] E. Mardinata et al., “PARTA: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Transformasi Digital Desa Melalui Sistem Informasi Desa (SID): Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik dan Kesejahteraan Masyarakat History Artikel,” vol. 4, p. 2023, [Online]. Available: http://journal.undiknas.ac.id/index.php/parta.
[3] Demonius Sarumaha and Junaidi, “Perancangan Aplikasi e-Lades sebagai Sistem Pelayanan Administrasi Masyarakat Berbasis Website di Desa XYZ menggunakan Metode Rapid Application Development,” JURIKOM (Jurnal Riset Komputer), vol. 12, no. 6, pp. 827–836, Dec. 2025, doi: 10.30865/jurikom.v12i6.9341.
[4] Shelly Noer Anggraeni, Eny Haryati, and Dian Ferriswara, “Transformation of Public Services of Village and Village Governments by Era Digital,” Konstitusi : Jurnal Hukum, Administrasi Publik, dan Ilmu Komunikasi, vol. 2, no. 2, pp. 68–78, Mar. 2025, doi: 10.62383/konstitusi.v2i2.513.
[5] I. Gede, A. Pramana, N. Luh, P. Sulastri, I. Ketut, and A. Wicaksan, “Implementasi Sistem Informasi Desa untuk Meningkatkan Transparansi dan Pelayanan Publik di Desa Tertinggal,” Journal of Community Action, vol. 1, no. 2, pp. 35–41, 2025, doi: 10.71094/joca.v1i1.xxx.
[6] D. A. Baskoro, I. Maipita, F. Fitrawaty, and F. R. Dongoran, “Digitalisasi Sistem Informasi dan Administrasi Desa Sebagai Upaya Menuju Desa Cerdas di Desa Kolam, Percut Sei Tuan, Deli Serdang, Sumatera Utara,” Dinamisia : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, vol. 7, no. 3, pp. 624–635, Jun. 2023, doi: 10.31849/dinamisia.v7i3.14339.
[7] S. Pitrianti et al., “Prosiding Seminar Nasional Teknologi dan Sistem Informasi (SITASI) 2023 Surabaya,” 2023.
[8] Setyo Fiddin Wirabuana, Wita Khaerunisa, Moch. Naufal Fikri Hafizh, and Abdul Aziz, “Pendampingan Desa Cerdas (Smart Village) Melalui Pendataan Demografi, Pemetaan Wilayah, Identitas Desa, dan Website Layanan Desa Karyasari,” Jurnal Pengabdian Masyarakat dan Riset Pendidikan, vol. 4, no. 1, pp. 4582–4587, Aug. 2025, doi: 10.31004/jerkin.v4i1.2351.
[9] K. Priyadarsini and N. Vijayaratnam, “Digitalization of India: Smart Villages towards Smart India,” 2016. [Online]. Available: www.ijiris.com
[10] A. Ja’far Ali and A. I. Nurhidayat, “PENGEMBANGAN CHATBOT PENDAFTARAN E-KTP BERBASIS WEB MENGGUNAKAN METODE NLP (Natural Language Processing) (Studi Kasus: Desa Tracal).”
[11] I. Pujiono, I. M. Agtyaputra, and Y. Ruldeviyani, “IMPLEMENTING RETRIEVAL-AUGMENTED GENERATION AND VECTOR DATABASES FOR CHATBOTS IN PUBLIC SERVICES AGENCIES CONTEXT,” JITK (Jurnal Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer), vol. 10, no. 1, pp. 216–223, Aug. 2024, doi: 10.33480/jitk.v10i1.5572.
[12] P. Lewis et al., “Retrieval-Augmented Generation for Knowledge-Intensive NLP Tasks,” Apr. 2021, [Online]. Available: http://arxiv.org/abs/2005.11401
[13] Y. Gao et al., “Retrieval-Augmented Generation for Large Language Models: A Survey,” Mar. 2024, [Online]. Available: http://arxiv.org/abs/2312.10997
[14] V. Lumbanraja, “GOVERNMENT GOVERNANCE INNOVATION IN REALIZING A SMART VILLAGE BASED ON SOCIAL LITERACY AND EDUCATION ARTICLE HISTORY,” 2025. [Online]. Available: https://ejournal.unibabwi.ac.id/index.php/sosioedukasi/index
[15] P. Ashar, N. Darmawan, M. Sholihah, and N. M. Indrayani, “Transformasi Tata Kelola Pemerintahan Desa Menuju Smart Village Melalui Digitalisasi Layanan Administrasi,” 2025, doi: 10.54471/idarotuna.v6i2.
[16] A. Natalia, “Building Digital Villages: Implementation of The Metadesa System in The Smart Village Program in Lampung Province,” TRANSFORMASI: Jurnal Manajemen Pemerintahan, pp. 59–72, Aug. 2025, doi: 10.33701/jtp.v17i1.4848.
[17] A. Kayudin, S. Aulya, N. Nurul Puspita, and D. Ayu Amalia, “DIGITALIZING VILLAGE ADMINISTRATION: A CASE STUDY OF CIKIDANG LEMBANG.” [Online]. Available: http://jurnaldialektika.com/
[18] A. Nanda, M. Jamil, A. Khoirunnita, and R. Alex, “Digitalisasi Pelayanan Administrasi Desa Menggunakan Website E-surat Pada Desa Handil Terusan,” Ilmu Komputer Untuk Masyarakat, vol. 5, no. 2, pp. 60–69, 2024.
[19] E. Nila and I. Afrianto, “RANCANG BANGUN APLIKASI CHATBOT INFORMASI OBJEK WISATA KOTA BANDUNG DENGAN PENDEKATAN NATURAL LANGUAGE PROCESSING,” Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA), vol. 49, no. 1, 2015, [Online]. Available: www.bandungtourism.com.
[20] M. Raihan and A. T. Hidayat, “Rapid Application Development (RAD) dalam Pengembangan Aplikasi E-Commerce Berbasis Mobile,” MALCOM: Indonesian Journal of Machine Learning and Computer Science, vol. 5, no. 1, pp. 93–100, Dec. 2024, doi: 10.57152/malcom.v5i1.1742.
